Das Product Advisory Board ist ein Gremium der wichtigsten Stakeholder eines Produkts. Zwar gibt es bei jedem Produkt eine Vielzahl von Stakeholdern, aber einige der internen Stakeholder sind für die Produktgestaltung von besonderer Relevanz. Diese besonderen Stakeholder bei der Gestaltung aktiv zu berücksichtigen kann herausfordernd sein, da sich deren Anforderungen an das Produkt widersprechen können oder im Konflikt zu anderen Anforderungen stehen. Damit der Produktverantwortliche nicht alleine entscheiden hilft ein Product Advisory Board bei der Entscheidungsfindung der zukünftigen Produktentwicklung.
Das Product Advisory Board (PAB) ist nicht weit verbreitet aber hat meiner Meinung nach einige Vorteile für die Produktentwicklung und die Arbeit eines Product Owners. Zunächst aber mein Verständnis des PAB, denn eine einheitliche Definition gibt es nicht. Für mich ist das Product Advisory Board eine Gruppe von Menschen aus der Organisation, die ein „Mitspracherecht“ und ein Interesse an der Entwicklung haben. Dies haben sie entweder durch ihrer Stellung (z. B. Geschäftsführer) oder ihre Expertise (z. B. Marketingexperten). Diese Gruppe berät in ihrer Funktion als „Produkt-Beirat“ Product Owner in der Planung der zukünftigen Produktentwicklung und bringt eine Vielzahl an Mehrwerten für die Organisation und die Product Owner mit.
Aufgaben des Product Advisory Boards
Diese Gruppe kommuniziert regelmäßig und berät dadurch den Product Owner in seinen oder ihren Entscheidungen. Das PAB ist kein Entscheidungsgremium, obwohl wichtige Stakeholder aus der Organisation dort beteiligt sein können. Der Austausch des PAB beeinflusst die Gestaltungsentscheidungen des Product Owners bezüglich der Zukunft des Produkts. Es wird nicht über aktuelle Arbeit gesprochen, sondern über weiter in der Zukunft liegende Entwicklungen des Produkts. Durch die individuellen Anforderungen an das Produkt und die verschiedenen Ideen können Product Owner durch die Kommunikation innerhalb des PAB informierte Entscheidungen treffen.
Was die Zusammensetzung des PAB angeht hilft eine gesunde Mischung an Mitgliedern verschiedener Gruppen, damit gemeinsame Abwägungen möglich sind. Hierbei auf Stakeholder aus der eigenen Organisation zurückzugreifen hat den Vorteil, dass diese direkt miteinander sprechen können. Wenn beispielsweise zwei Stakeholder ihre jeweiligen Themen als besonders wichtig erachten, können sie im PAB Argumente für ihre Positionen austauschen. Dadurch unterstützt das PAB dabei, dass Stakeholder nicht nur ihre eigenen Bedürfnisse wahrnehmen sondern auch die der anderen mitgeteilt bekommen. Product Owner müssen dann nicht mehr „Durchlauferhitzer“ spielen aber sehr wohl als Moderator fungieren. Jedoch müssen sie darauf achten, durch die Moderationsrolle nicht zu einem Verwalter und „Feature Broker“ degradiert zu werden. Die Entscheidung über die Produktweiterentwicklung liegt am Ende immer noch beim Product Owner. Er oder sie kann aber durch den Rat des Product Advisory Boards informiertere Entscheidungen treffen und diese auch mit der Unterstützung des PAB treffen.
Wie das Product Advisory Board genau kommuniziert ist aber erst einmal offen. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht in einem regelmäßigen Termin zusammen zu kommen. Auch ein Slack-Channel, eine Whatsapp-Gruppe oder ähnliches eignet sich gut. Wichtig ist meiner Meinung nach aber vor allem, dass ein sehr regelmäßiger Austausch stattfindet. Hier zeigt sich aber auch direkt eine Einschränkung, denn zu viele Mitglieder erschweren eine umfassende Kommunikation. Wer schon versucht hat einen Regeltermin mit 20 oder mehr Leuten zu organisieren weiß wovon ich spreche. Das PAB bei Mozilla hat beispielsweise eine Größe von 10-12 Mitgliedern, was ich schon sehr groß finde. Persönlich habe ich gute Erfahrungen mit bis zu acht Personen gemacht.
Einführen eines Product Advisory Board
Ich habe bisher zweimal ein Product Advisory Boards für eigene Produkte eingeführt und den Prozess bei anderen Organisationen mehrfach begleitet. Jedes Mal habe ich (oder der jeweilige Product Owner) eine kleine Gruppe ausgewählt, die sowieso regelmäßig Kontakt mit dem Product Owner hatte. Im Unterschied zu vorher haben wir die Kommunikation aber zentralisiert und in eine Gruppe gebracht. Keine unnötigen Geheimnisse oder nervende Politik mehr. Jedesmal haben wir einen Regeltermin eingestellt (mal wöchentlich, mal zweiwöchentlich oder monatlich), an dem meistens alle konnten. Im ersten Termin haben wir die Bedeutung der Gruppe erläutert und warum sie für Product Owner wertvoll ist.
Im Laufe der Zeit verändert sich natürlich die Zusammensetzung der Gruppe. Manche Mitgliedere ziehen sich einfach langsam aus der Kommunikation raus und bleiben auch den Treffen fern. Diese habe ich dann in der Regel vor die Wahl gestellt. Sie konnten sich entweder stärker beteilgen oder ich nerve sie mit der Kommunikation nicht mehr. Da ich auch alternative Kommunikationsweg zur Information wichtiger Stakeholder habe (z. B. Newsletter) gab es keinen Grund unnötig lange in der Gruppe zu bleiben.
Die regelmäßigen Termine und gemeinsamen Kommunikationskanäle habe ich auch zum Wissensaustausch genutzt. Alle Mitglieder des PAB müssen in den vier Wissensdomänen der Produktentwicklung (Produkt, Produktumfeld, Nutzungskontext, Nutzer) ausreichend informiert sein, um angemessen beraten zu können. Daher teilten wir dort alle Studien oder andere Wissensquellen, die aus unserer Sicht wertvoll waren. Alle Mitglieder durften und sollten dort Wissen teilen.
Kunden im Product Advisory Board
Wie zu erkennen ist das Product Advisory Board für mich eine Gruppe von internen Stakeholdern. Natürlich lässt sich das Konzept eines Beratungsgremiums auch auf externe Stakeholder wie beispielsweise Kunden anwenden. In dem Fall passt meiner Meinung nach der Begriff Customer Advisory Board (CAB) besser. Durch Kunden kommen neue Eigenschaften und Vorgehensweisen ins Spiel. Man muss zum Beispiel für sich beantworten, ob man seine Kunden zusammenbringen kann, will und darf. Man muss sich auch klar sein, dass Kunden Inhalte des CAB eventuell außerhalb des Kreises der Mitglieder teilen. Ein paar sehr gute Tipps, wie ihr ein Customer Advisory Board startet findet ihr in einem Beitrag im Product Feedback Blog.
Schlußwort
Nur um es noch einmal besonders herauszustellen: Das Product Advisory Board ist kein Termin sondern ein Gremium, eine Gruppe von Menschen, die in besonderer Weise den Product Owner beraten. Ich halte es für gefährlich, die Kommunikation der Mitglieder nur auf einen Termin zu reduzieren, denn in der Regel sind sie die wichtigsten Stakeholder innerhalb der Organisation. Sie sollten daher auch ein angemessenen Interesse haben miteinander zu sprechen. Wenn ihr bisher viel Arbeit mit dem Teilen von Erkenntnissen und dem „Weitertragen“ der Meinungen verschiedener Stakeholder habt, probiert das PAB aus. Wenn es nicht zustande kommt, fragt euch, ob die richtigen Mitglieder im PAB sind. Vielleicht fehlen wichtige Stakeholder oder Promotoren (die sich vom PAB begeistern lassen). Sprecht mit ihnen, schlagt ihnen das PAB vor und probiert es. Wenn es nicht funktioniert habt ihr ja nichts verloren.
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